Una minuta, también conocida como acta o borrador de reunión, es un documento escrito que resume los puntos discutidos y acordados en una reunión.
Se utiliza como herramienta de gestión y comunicación, ya que permite a los participantes de la reunión recordar lo que se ha hablado y tomar nota de las tareas y acciones pendientes.
También se puede utilizar como referencia para futuras reuniones, para seguir el progreso de un proyecto o para informar a personas que no pudieron asistir a la reunión.
Características
Algunas de sus características o elementos comunes incluyen:
- Fecha y lugar de la reunión: se especifica cuándo y dónde tuvo lugar la reunión.
- Asistentes: se menciona a las personas que asistieron a la reunión.
- Orden del día: se detallan los puntos que se abordaron durante la reunión, en el orden en el que se trataron.
- Discusiones y acuerdos: se resumen las discusiones y se anotan los acuerdos o decisiones tomadas durante la reunión.
- Acciones pendientes: se registran las tareas o acciones que deben realizarse después de la reunión.
- Fecha y lugar de la próxima reunión: se acuerda la fecha y el lugar de la próxima reunión, si es necesario.
- Firmas: se piden las firmas de los asistentes para confirmar que han leído y están de acuerdo con la minuta.
Algunas minutas también pueden incluir un resumen o introducción, una lista de temas o puntos no tratados durante la reunión, o una sección para anotar preguntas o comentarios. El formato y el contenido de la minuta pueden variar dependiendo de la organización o el propósito de la reunión.