Toda persona que desea emprender tiene dificultades para gestionar el negocio.
Incluso teniendo conocimientos en el área de administración y gestión financiera, es difícil aplicar la teoría en la práctica y las situaciones del día a día extrapolan los conocimientos que se tienen.
Entonces, ¿qué hacer para tener más eficiencia y eficacia en la gestión de su empresa? La sugerencia es entender qué es el sistema de información.
Este sistema tiene como elemento fundamental la información y, por eso, su finalidad es tratar, almacenar y proporcionar datos e informaciones que puedan apoyar los procesos y funciones realizados en la empresa, además de subsidiar la toma de decisiones.
¿Qué es el sistema de información?
La primera cuestión a pensar en este tema es que el sistema de información no está restringido a un hardware o software.
Este es un concepto bastante común y que asusta a algunas personas, pero que necesita ser tratados, ya que estos sistemas son mucho más amplios.
En realidad, el objetivo de los sistemas de información es entender y analizar cómo ocurre el impacto de la implementación de las tecnologías de información en los procesos de decisión gerenciales y administrativos de las empresas.
Por eso, como ya se ha afirmado, su elemento principal es la información, ya que eso es lo que va a basar la toma de decisiones. Pero, ¿de dónde surge esa información?
Básicamente, de la interacción que ocurre entre procedimientos, personas y tecnologías, que trabajan en conjunto con los sistemas de información para alcanzar las metas definidas por la empresa.
En este sentido, vale destacar que el sistema se divide en subsistemas: uno de ellos es social (incluyendo personas, información, procesos y documentos) y el otro, automatizado (compuesto por máquinas, redes de comunicación y ordenadores).
Esto demuestra que realmente las personas son fundamentales para esta herramienta.
¿Cuáles son las características de este sistema?
El sistema de información puede trabajar con diversos elementos. Entre ellos están software, hardware, base de datos, sistemas especialistas, sistemas de apoyo a la gestión, etc.
Es decir, están incluidos todos los procesos informatizados, que pueden disponibilizar la información correcta y hacer que la empresa funcione de manera adecuada.
Sin embargo, hay algunas características inherentes a este sistema que deben tenerse en cuenta. Estas son:
Relevancia
El sistema debe generar información relevante y necesaria para la empresa y estas deben ser confiables. Así, esta información tiene un costo cercano al esperado por la organización y cumple con los requisitos de gestión y operación de la empresa.
Integración
Debe haber una integración entre el sistema de información y la estructura de la empresa.
De esta forma, es más fácil coordinar los departamentos, sectores, divisiones y otros tipos de unidades organizacionales.
Además, este proceso de integración facilita y agiliza la toma de decisiones.
Flujo independiente
Esta característica es bastante diferenciada, porque, al mismo tiempo en la que hay un flujo de procesamiento de datos, que ocurre de manera interna y externa, también hay un flujo independiente de los sistemas de información.
Está integrado a los subsistemas existentes y, por lo tanto, actúa de forma más rápida y con menos costo.
Control
No es obligatorio, pero los sistemas de información pueden contener herramientas de control interno, cuya finalidad es asegurar que las informaciones generadas sean confiables y actuar de manera que protejan los datos controlados.
Directrices
Sirven para asegurar que los objetivos de la empresa se alcanzarán de manera objetiva, eficiente y directa.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de información?
Como existen diferentes tipos de información y se categorizan según su nivel, también hay diferentes tipos de sistemas.
Cada uno de ellos tiene especificidades y particularidades, orientándose hacia el suministro de determinado tipo de información.
Estos diversos tipos de sistemas trabajan de manera integrada, atendiendo a intereses empresariales diversificados. Estos actúan en los niveles estratégico, operacional, de conocimiento y táctico.
Para simplificar, existen 4 sistemas de información principales. Estos son bastante conocidos y utilizados en las organizaciones de todo el mundo:
ERP
Los sistemas Enterprise Resource Planning (o planificación de recursos de la empresa) son softwares que integran diferentes procesos y datos de la empresa, reuniéndolos en un solo lugar.
De esta forma, los datos de todos los departamentos de la organización se integran y almacenan.
Los datos proporcionados por el software ERP ayudan a darle más agilidad a los procesos y permiten cumplir la producción por demanda, también llamada just in time.
El objetivo es reducir las existencias, evitando los gastos de almacenamiento.
Un ejemplo de funcionamiento del software ERP es en el momento de la venta de una mercancía.
Mientras se realiza la venta, los departamentos de producción y de compras son automáticamente alertados.
Así, es posible verificar si están todos los productos o si será necesario adquirir algo más. Además, se puede identificar si es necesario o no reponer las existencias.
CRM
El software Customer Relationship Management (o gestión de relaciones con los clientes) automatiza todas las funciones relacionadas al contacto con los clientes, permitiéndole a las organizaciones recopilar y almacenar los datos de contacto, las preferencias de los clientes, su historial de compras, etc.
Así, la empresa puede contactar a los clientes para estrategias específicas, con el objetivo principal de atender a las necesidades de los consumidores de manera anticipada.
SMC
Los sistemas Supply Chain Management (o gestión de la cadena de suministro) integran los diferentes procesos relativos a los proveedores de servicios, productos e información.
El propósito es crear valor para el consumidor, satisfaciéndolo cuando adquiere un producto o servicio.
Así, este tipo de software integra los datos relativos a fabricantes, proveedores y puntos de venta, garantizando que los productos sean entregados en las cantidades necesarias y en el plazo correcto, evitando la falta de mercancías y el exceso de stock.
Así, se alcanza un buen nivel de servicio al mismo tiempo que se reducen los gastos.
Es importante resaltar que este software está compuesto por los sistemas de gestión de suministros y componentes, de la cadena de suministros, de la estructura de producto, del rastreo de origen y uso y de control de la cadena de suministros.
De esta forma, se logra hacer desde la previsión de ventas, inventario y clasificación de ítems hasta reducir el costo de manipulación y creación de piezas.
SIG
Los Sistemas de Información Gerencial están bastante orientados al apoyo a la toma de decisiones y actúan en los niveles estratégico, operacional y táctico.
La información se puede proporcionar a través de gráficos, hojas de cálculo o, más comúnmente, en informes.
En el caso de los informes, se pueden categorizar en 4 tipos:
Informes programados
Son una de las formas más tradicionales para el suministro de información. Como el propio nombre lo indica, se programan, es decir, se generan con una determinada programación.
Algunos ejemplos de informes programados son los de ventas por día y por semana y los estados financieros mensuales, por ejemplo.
Informes de excepción
Se crean en situaciones excepcionales con el fin de obtener información específica.
Por ejemplo, un informe enfocado en la lista de incumplimientos o uno que presente a los clientes que sobrepasen el límite de crédito ofertado.
Informes y respuestas por solicitud
Presentan la información según la solicitud del emprendedor.
Por lo tanto, no proporcionan datos específicos, sino una visión general para que el gestor pueda analizar los datos rápidamente y encontrar soluciones inmediatas.
Informes en pilas
Las informaciones se colocan en pilas en el escritorio del administrador o en el emprendedor. Por lo tanto, se puede acceder al informe cada vez que se desee o necesite.